Hướng dẫn cách xử lý đơn hàng trên Lazada cho Nhà bán hàng mới

Bạn là mới bắt đầu bán hàng trên Lazada nhưng bạn chưa có nhiều kinh nghiệm để xử lý đơn hàng hay thậm chí là bạn chưa biết cách xử lý ra sao? Vậy thì bạn đã tìm đúng chỗ rồi đấy! Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý đơn hàng trên Lazada dành cho nhà bán hàng mới nhé. Come on!

Lưu ý: Nếu bạn muốn cập nhật tình hình của tất cả các chương trình khuyến mãi, mã giảm giá Lazada ngon đến từ Lazada. Bạn có thể chọn cách theo dõi các kênh mạng xã hội dưới đây của mình nè: 

• Group facebook: ⇒ Xóm Săn Sale
• Kênh Telegram: ⇒ Nghiện Săn Deal
• Kênh Zalo: ⇒ Xóm Săn Sale
• Kênh thông báo voucher + deal hot qua Messenger: ⇒ Nghiện Săn Deal

1. Làm thế nào để biết có đơn hàng mới trên Seller Center?

Điều này thì chắc chắn người bán hàng nào cũng sẽ phải biết, nhưng nếu bạn là người mới thì đôi khi còn khó khăn. Bạn chỉ cần truy cập vào Seller Center rồi chọn mục “Đơn hàng và đánh giá” bạn sẽ thấy thông tin về tất cả các đơn hàng của mình như hình dưới.

Sau khi click vào “Đơn hàng và đánh giá” thì hệ thống sẽ chuyển về như hình dưới

Bạn hãy chú ý những vị trí mình đã đóng khung màu đỏ. Bạn sẽ thấy được nhiều thông tin như sau:

• Tất cả: Liệt kê tất cả đơn hàng của shop bạn
• Chưa thanh toán: Liệt kê tất cả những đơn hàng mà người mua chưa thanh toán
• Đang xử lý: Đó là những đơn hàng mới mà bạn cần lưu ý
• Sẵn sàng giao: Đơn hàng mà shop bạn đã đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển
• Đang giao hàng: Đơn hàng đang được giao bởi đơn vị vận chuyển
• Đã giao hàng: Đơn hàng đã được đơn vị vận chuyển giao thành công
• Đã hủy, trả lại: Đơn hàng giao không thành công và bị hoàn trả về

Tại trang tổng quan đơn hàng này bạn có thể tìm thấy đơn hàng mới và bắt đầu xử lý. Bạn click vào mục “Đang xử lý” và chọn đơn hàng mới để xử lý như hình dưới:

2. Cách xử lý đơn hàng Lazada

Bước 1: Chọn đơn hàng hoặc các mục để xử lý

Bước này rất đơn giản, bạn chỉ cần tick vào chọn đơn hàng để bắt đầu xử lý với nó. Bạn có thể xử lý lần lượt từng đơn hàng theo yêu cầu khẩn cấp nhất trở đi. Hoặc khi quen thuộc rồi bạn còn có thể xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc.

Bước 2: In một số giấy tờ cần thiết

Trong bước này bạn cần chọn in một số thông tin liên quan tới đơn hàng. Chắc chắn rồi bạn cần có một máy in văn phòng, loại đơn giản là được rồi nhé. 

• In danh sách hàng tồn cho các SKU được chọn
• In hóa đơn nếu đơn hàng yêu cầu
• In tem vận chuyển: Khố giấy A4, A5, A6 tùy vào kích thước của hộp đóng gói nhé. Gói hàng nhỏ nhất thì dùng khổ A6

Bước 3: Chọn sản phẩm, đóng gói và dán tem vận chuyển

Như cái tên của nó, ở bước này bạn cần xử lý một danh sách sản phẩm để quá trình xử lý nhanh chóng hơn. Bạn có thể xử lý từng sản phẩm ở bước 1 và bước 2 nhưng tới bước này thì bạn có thể lên danh sách sản phẩm để chuẩn bị theo từng đơn hàng.

Khi chuẩn bị xong danh sách đơn hàng thì chuyển bộ phân kho bắt đầu đóng gói sản phẩm và dán đầy đủ tem nhãn đã in ở bước 1.

Bước 4: Đặt trang thái “Sẵn sàng giao” và điền vào số hóa đơn 

Ở bước này, bạn chọn tất cả những đơn hàng đã được đóng gói ở bước 3 và chuyển chúng thành trạng thái “Sẵn sàng giao hàng”. Nếu đơn hàng có yêu cầu hóa đơn thì bạn điền số hóa đơn đồng thời hoàn thành hóa đơn đi kèm.

Sau khi đã chuyển hết tất cả đơn hàng sang trạng thái “Sẵn sàng giao” bạn lick vào nút “Sẵn sàng giao” để gửi thông báo cho đơn vị vận chuyển. Tùy theo đơn vị vận chuyển và thiết lập của bạn thì có thể đơn vị vận chuyển sẽ tới lấy hàng hoặc bạn sẽ mang hàng tới điểm nhận hàng của đơn vị vận chuyển.

Bước 5: Đơn hàng được chuyển tới mục “Sẵn sàng giao” 

Trong trường hợp này bạn cần lưu ý về vấn đề giao hàng cho đơn vị vận chuyển nhé, bởi vì điểm số giao hàng đúng hạn chỉ được tính khi bưu kiện được quét mã vạch.

• Nếu đơn vị vận chuyển tới kho hàng của bạn và nhận hàng thì phải đảm bảo đơn vị vận chuyển quét mã vạch khi tới nhận hàng
• Nếu bạn gửi hàng tại điểm nhận hàng của đơn vị vận chuyển cũng phải đảm bảo rằng nhân viên quét mã vạch khi xử lý đơn hàng

Sau khi bưu kiện được quét mã vạch thì nó sẽ được chuyển sang trạng thái “Đang giao hàng”. Và bạn có thể kiểm tra đơn hàng thông qua mục “Kiểm tra tình trạng giao hàng”

Bước 6: Kiểm tra tình trang giao hàng

Khi sản phẩm đã được đơn vị vận chuyển nhận và bắt đầu giao hàng thì bạn chỉ còn chờ kết quả nữa là xong. Ở đây chúng ta sẽ có vài trường hợp xảy ra

• Giao hàng thành công: Như vậy trạng thái đơn hàng sẽ chuyển thành “Đã giao hàng”. Đây chính là điều mong muốn của nhà bán hàng
• Đã hủy đơn: Trong quá trình giao hàng có thể khách hàng đã tự hủy đơn hàng, có thể hệ thống Lazada hủy đơn hoặc vì lý do gì đó giao hàng quá lâu mà khách hàng chưa nhận cũng sẽ bị hủy đơn. Như vậy đơn hàng đó sẽ hiển thị ở mục “Đã hủy đơn”
• Đã trả hàng: Thực tế là đơn hàng đã được giao nhưng vì Lazada không có đồng kiểm khi giao hàng. Bởi vậy sau khi nhận hàng sẽ nhận thấy lỗi do nhà sản xuất thì khách hàng sẽ yêu cầu trả hàng và nếu hợp lý sẽ chuyển đơn về mục này.
• Thất lạc/hư hỏng: Trong quá trình vận chuyển giao hàng có thể dẫn tới thất lạc hàng hóa khó tránh khỏi. Trong trường hợp này thì sản phẩm đã chuyển sang “Đang giao hàng” quá lâu nhưng không giao tới khách hàng. Bạn cần lưu ý điểm này để tránh mất mát hàng hóa và mất uy tín với khách hàng

3. Tầm quan trọng và ảnh hưởng của xử lý đơn hàng 

Một quy trình xử lý đơn hàng trên Lazada đúng thì nó sẽ trải qua 5 bước như hình dưới. Nếu quy trình này xảy ra sai sót ở chỗ nào sẽ đều ảnh hưởng tới gian hàng của bạn và trải nghiệm của người mua.

Nếu quy trình này không được tuân thủ thì sẽ ảnh hưởng tới vận hành shop. Những vấn đề có thể xảy ra gồm:

3.1. Tỷ lệ giao hàng đúng hạn kém và được hiển thị cho khách hàng

Điều này sẽ ảnh hưởng tới xếp hạng nhà bán hàng và tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng kém. Tỷ lệ giao hàng đúng hạn được tính với điểm số SOT. Điểm số SOT được đo từ trạng thái “Đang xử lý” tới trạng thái “đang giao hàng”. Điểm mốc chính là khi quét mã vạch xác nhận đã chuyển giao.

Bạn nên giao bưu kiện cho đơn vị vận chuyển đúng hạn SOT như hình trên mình đã đóng khung. Nếu bạn không giao đúng hạn SOT trên thì việc giao hàng có thể sẽ dẫn tới chậm trễ cho khách hàng của bạn đấy!

3.2. “Sẵn sàng giao sớm” dẫn tới thiếu hiệu quả cho đơn vị vận chuyển

Việc lấy hàng có thể sẽ bị chậm 1 đến 2 ngày dẫn tới trải nghiệm của khách hàng kém đi. 

“Sẵn sàng giao” là một trạng thái được sử dụng để thông báo cho đơn vị vận chuyển là sản phẩm đã đóng gói xong và chờ đơn vị vận chuyển tới lấy. Khi nhấp và trạng thái “Sẵn sàng giao” thì hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho bên vận chuyển tới nhận hàng hoặc nhà bán hàng sẽ đến một địa điểm cụ thể để giao hàng.

“Sẵn sàng giao sớm” là khi nhà bán hàng đã click vào trạng thái “Sẵn sàng giao” nhưng sản phẩm vẫn chưa được đóng gói, chưa sẵn sàng giao cho đơn vị vận chuyển, hoặc thậm chí là đã hết hàng. Nếu bạn “Sẵn sàng giao sớm” nhưng không chắc chắn thì sẽ dẫn tới những hậu quả sau:

• Phí vận chuyển cao hơn bởi vì đơn vị vận chuyển vẫn tính phí cho mỗi chuyến đi nhận hàng như vậy. Phí đội lên này bạn sẽ phải chịu vì nếu khách hàng thấy phí vận chuyển đội lên sẽ không nhận hàng và đơn hàng của bạn sẽ không thành công
• Trải nghiệm mua sắm tiêu cực cho khách hàng vì tình trạng giao hàng thiếu chính xác
• Sẽ phải nhận những phản hồi về dịch vụ của nhà bán hàng từ những khách hàng có trải nghiện không tốt

Để tránh tình trạng “sẵn sàng giao sớm” gây ra hậu quả đáng tiếc thì bạn cần đảm bảo hàng tồn luôn được cập nhật đúng. Hơn nữa cần tập thói quen làm theo đúng quy trình xử lý đơn hàng, đó là hoàn thành xong việc đóng gói rồi mới chuyển trạng thái “sẵn sàng giao”

3.3. Quy trình xử lý đơn hàng vô tổ chức 

Điều này sẽ dẫn tới quy trình xử lý đơn hàng chậm trễ hơn và ảnh hưởng tới trải nghiệm mua hàng.

4. Những lưu ý về cách xử lý đơn hàng Lazada

Chúng ta sẽ có 5 bước trong quy trình xử lý đơn hàng Lazada bao gồm: Tiếp nhận đơn hàng mới, đóng gói đơn hàng, giao hàng cho đơn vị vận chuyển, nhận thanh toán và đổi trả hàng. Trong mỗi bước xử lý đều có những lưu ý cho những nhà bán hàng mới. 

4.1. Tiếp nhận đơn hàng mới

Nhà bán hàng cần chuyển trạng thái “sẵn sàng giao” trong vòng 24 giờ đồng hồ:

• Nếu đơn hàng được hoàn thành đặt hàng trước 15h thì bạn sẽ phải chuyển trạng thái “sẵn sàng giao” trước 23h59 cùng ngày
• Nếu đơn hàng được hoàn thành sau 15 giờ thì nhà bán hàng cần xác nhận “sẵn sàng giao” trong ngày hôm sau trước 23h59

Hơn nữa bạn cần biết rõ hình thức thanh toán, mã giảm giá và thông tin khách hàng để liên hệ khi giao hàng. 

• Đối với những hình thức thanh toán trả trước như NAPAS_ONLINE hoặc MIXEDCARD thì bạn thì tem vận chuyển sẽ thể hiện số tiền thanh toán là 0 đồng
• Cash on delivery: Khách hàng chọn hình thức thanh toán khi nhận hàng

Nếu liên hệ với khách hàng xác nhận đơn hàng không thành công hoặc khách hàng muốn hủy đơn thì bạn có thể hương dẫn khách tự hủy đơn trên Lazada. Nếu đơn hàng vẫn chưa cập nhật hủy thì nhà bán hàng chọn vào biểu mẫu yêu cầu PSC xác nhận đơn hàng và hủy đơn hàng

4.2. Đóng gói đơn hàng

Sau khi bạn nhận được đơn hàng và đã xác nhận thành công với khách hàng thì có thể bắt đầu đóng gói sản phẩm. Khi đóng gói bạn cần chú ý 

• Kích thước sản phẩm thực tế phải chiếm ít nhất 80% kích thước thùng. Khoảng trống còn lại, nhà bán hàng nên chèn thêm mút xốp, bong bóng để tránh hư hại trong quá trình vận chuyển.
• Kích thước sản phẩm sau đóng gói cần cập nhật đúng với kích thước trên hệ thống Seller Center
• Những sản phẩm giá trị cao như hàng điện tử hoặc trên 5 triệu, nên có thêm tem niêm phong từ nhà bán hàng

4.3. Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Bạn cần kiểm tra hình thức vận chuyển bằng cách kiểm tra email với tiêu đề “Bạn đã có đơn hàng đầu tiên rồi, sẵn sàng để đóng gói và duyệt thôi”

• Khi mang hàng ra bưu cục VNPost: Luôn kiểm tra biên nhận khi đã giao hàng: số đơn hàng, số mã vận đơn, tổng số lượng các đơn hàng đã gửi, dấu mộc bưu điện ( hình thức VNP DO), chữ ký của người nhận hàng.
• Khi mang hàng tới các địa chỉ nhận hàng LEX: Kiểm tra biên nhận xác nhận đơn hàng đã giao gồm: mã vận đơn, số đơn hàng, tên NBH, ngày nhận hàng ( tracking, order number, seller name,  scanned ) và email xác nhận; Giao hàng tại DOP: chụp lại màn hình sau khi nhân viên đã scan và kiểm tra email xác nhận
• Khi mang hàng tới Ministop/FPT/Truemoney: Kích thước gói hàng đúng tiêu chuẩn 18 x 18 x 35, số lượng đơn hàng giao không được quá 20 đơn/ngày
  

4.4. Nhận thanh toán

Những đơn hàng đã giao thành công sẽ nằm trong TAB “đã giao hàng” trên Seller Center. Bạn sẽ cần kiểm tra điều kiện để nhận thanh toán 

4.5. Giai đoạn đổi trả hàng

Đối với đơn hàng đổi trả hàng từ khách hàng

• Nên đồng kiểm với đơn vị vận chuyển​ và yêu cầu nhân viên vận chuyển kí biên bản đồng kiểm khi sản phẩm có vấn đề​. (nếu là hàng đổi trả từ khách hàng). 
• Nếu đơn vị vận chuyển không cho đồng kiểm, nhà bán hàng cần liên hệ ngay PSC

Đối với đơn hàng đổi hàng do không giao được cho khách

Đối với hàng trả về vì lý do giao hàng không thành công, nhà bán hàng chỉ có thể kiểm tra tình trạng bên ngoài và tem niêm phong.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo khuyến mãi trên Lazada cho Nhà Bán Hàng

Tóm lại qua bài viết này mình đã chia sẻ với các nhà bán hàng mới cách xử lý đơn hàng Lazada đúng quy trình. Vai trò và tầm ảnh hưởng của quy trình xử lý này tới shop của bạn và những lưu ý các bạn cần biết. Chúc các bạn kinh doanh thành công trên Lazada nhé!